Tally Prime - Scheduled Backup
अगर आप रोज Tally Prime में काम करते हैं, तो एक बात आपने भी महसूस की होगी काम पूरा हो जाता है, लेकिन Backup लेना अक्सर याद नहीं रहता। हमारे यहाँ Students और छोटे Business Owners के साथ यह समस्या कई बार देखने को मिलती है। इसी वजह से Tally Prime का Scheduled Backup फीचर काफी उपयोगी है |
कई बार हम काम तो पूरा कर लेते हैं, लेकिन Backup लेना भूल जाते हैं। बाद में Computer खराब हो जाए, Windows Corrupt हो जाए या Tally का Data Delete हो जाए, तो बहुत परेशानी हो सकती है।
इसी समस्या को आसान बनाने के लिए Tally Prime में Scheduled Backup का फीचर दिया गया है। इसमें आप Backup का समय पहले से तय कर सकते हैं। उसके बाद Tally Prime अपने आप आपकी Company के Data का Backup बनाता रहेगा।
इस लेख में हम बहुत आसान भाषा में समझेंगे कि Scheduled Backup क्या है और इसे Tally Prime में कैसे Set किया जाता है।
Scheduled Backup क्या होता है?
Scheduled Backup का सीधा सा मतलब है Automatic Backup
आप Tally Prime को पहले ही बता देते हैं कि Backup कब लेना है और किस Folder या Drive में Save करना है।
उदाहरण के लिए, आप Backup इस प्रकार Set कर सकते हैं:
रोज शाम 7 बजे
हर शनिवार
महीने में एक बार
किसी एक तय तारीख पर
एक बार Setting Save करने के बाद आपको रोज Manual Backup लेने की जरूरत नहीं पड़ती।
Tally Data का Backup क्यों जरूरी है?
मान लीजिए आपने पूरे महीने की सभी Entries Tally Prime में कर रखी हैं। अचानक Computer की Hard Disk खराब हो जाती है।
अगर आपके पास Backup नहीं है, तो पूरा Data दोबारा बनाना पड़ सकता है।
Tally Data खराब होने के कुछ सामान्य कारण हैं:
Computer की Hard Disk खराब होना
Windows Format या Corrupt होना
Virus आ जाना
Tally Data Folder Delete हो जाना
अचानक बिजली चले जाना
गलत Company Delete हो जाना
Computer चोरी या खराब हो जाना
इसलिए चाहे आपकी दुकान छोटी हो या बड़ी, Tally का Backup जरूर रखना चाहिए।
Scheduled Backup के फायदे क्या है?
Scheduled Backup का सबसे बड़ा फायदा यह है कि आपको Backup लेना याद नहीं रखना पड़ता।
इसके अलावा:
Backup अपने आप बनता रहता है
Data Loss का खतरा कम होता है
रोज Manual Backup लेने में समय नहीं लगता
Daily, Weekly या Monthly Backup लगाया जा सकता है
Backup को अलग Drive में Save किया जा सकता है
जरूरत पड़ने पर Data Restore किया जा सकता है
जिन Businesses में रोज बहुत सारी Entries होती हैं, उनके लिए Daily Backup ज्यादा अच्छा रहता है।
TallyPrime में Scheduled Backup कैसे लगाएं?
अब इसकी पूरी प्रक्रिया Step by Step समझते हैं।
Step 1: Tally Prime खोलें
सबसे पहले अपने Computer में Tally Prime खोलें।
इसके बाद उस Company को Select करें जिसका Backup लगाना है।
Step 2: Data Menu खोलें
Gateway of Tally Screen पर Keyboard से:
Alt + Y
दबाएं।
अब Data से संबंधित Menu खुल जाएगा।
Step 3: Backup & Restore खोलें
Data Menu में आपको Backup & Restore का विकल्प दिखाई देगा।
उस पर Click करें या Keyboard से Select करें।
Step 4: Schedule Backup पर जाएं
अब Schedule Backup विकल्प को Open करें।
इसका आसान रास्ता है:
Alt + Y → Backup & Restore → Schedule Backup
Step 5: नया Schedule बनाएं
अगर आपने पहली बार Scheduled Backup खोला है, तो नया Schedule बनाने की Screen दिखाई देगी।
अगर पहले से कोई Schedule बना हुआ है, तो नया Schedule Add करने के लिए Alt + A दबा सकते हैं।
Step 6: Backup की Location चुनें
अब आपको वह जगह Select करनी है, जहां Backup Save होगा।
आप Backup इन जगहों पर रख सकते हैं:
Computer की दूसरी Drive
External Hard Disk
Pen Drive
Network Folder
TallyDrive
उदाहरण के लिए:
D:\Tally Backup
या
E:\Company Backup
एक जरूरी बात यह है कि Original Tally Data और Backup को एक ही Drive में न रखें।
उदाहरण के लिए, अगर आपका Tally Data D Drive में है, तो Backup E Drive या External Hard Disk में रखना बेहतर होगा।
Step 7: Company Select करें
अब उस Company को Select करें जिसका Backup लेना है।
अगर आपके Tally Prime में एक से ज्यादा Companies हैं, तो Company का नाम ध्यान से Check करें।
Step 8: Backup की Frequency चुनें
अब आपको तय करना है कि Backup कितनी बार बनना चाहिए।
सामान्य रूप से ये विकल्प मिल सकते हैं:
Once
Backup केवल एक बार बनेगा।
Daily
Backup रोज बनेगा।
अगर आपकी दुकान, Office या Business में रोज Entries होती हैं, तो Daily Backup लगाना सबसे अच्छा रहेगा।
Weekly
Backup हर सप्ताह तय किए गए दिन बनेगा।
Monthly
Backup महीने में एक बार बनेगा।
कम Entries वाले Business में Weekly या Monthly Backup भी लगाया जा सकता है।
Step 9: Backup का समय Set करें
अब Backup का समय Select करें।
उदाहरण के लिए:
रोज शाम 7:30 बजे
रोज रात 8 बजे
हर शनिवार शाम 6 बजे
महीने की आखिरी तारीख
समय ऐसा रखें, जब Computer चालू हो और Tally Prime में ज्यादा काम न हो रहा हो।
आप Office बंद होने से कुछ समय पहले Backup का समय रख सकते हैं।
Step 10: Setting Save करें
सभी जानकारी सही भरने के बाद:
Ctrl + A
दबाकर Setting Save कर दें।
अब आपका Scheduled Backup Set हो चुका है।
क्या Tally Prime बंद होने पर Backup बनेगा?
Scheduled Backup चलने के लिए Computer का चालू रहना जरूरी है।
अगर Computer Shut Down, Sleep या Hibernate Mode में है, तो Backup नहीं बन पाएगा।
इसलिए Backup के तय समय पर इन बातों का ध्यान रखें:
Computer चालू हो
Backup Drive Connected हो
Folder Delete न हुआ हो
System Sleep Mode में न हो
External Hard Disk या Pen Drive लगी हो
Backup का Status कैसे Check करें?
Backup Set करने के बाद आपको समय-समय पर यह भी Check करना चाहिए कि Backup बन रहा है या नहीं।
इसके लिए:
Tally Prime खोलें
Alt + Y दबाएं
Backup & Restore खोलें
Schedule Backup पर जाएं
यहां आपको Last Backup, Next Backup और Backup Status जैसी जानकारी दिखाई दे सकती है।
अगर Status में Success दिखाई दे रहा है, तो Backup सही बना है।
अगर Failed या Action Required दिखाई दे रहा है, तो Setting दोबारा Check करनी चाहिए।
तुरंत Backup कैसे लें?
कई बार हमें Schedule के समय का इंतजार नहीं करना होता और तुरंत Backup चाहिए होता है।
ऐसी स्थिति में Schedule Backup Report में जाकर Backup Now का विकल्प उपयोग कर सकते हैं।
सामान्य रूप से इसके लिए F6 Key का उपयोग किया जा सकता है।
यह Option तब उपयोगी है जब:
Windows Update करने वाले हों
TallyPrime Update करना हो
Computer Format करना हो
Financial Year का काम पूरा हुआ हो
कोई बड़ा बदलाव करने वाले हों
Scheduled Backup नहीं बन रहा हो तो क्या Check करें?
अगर Backup अपने आप नहीं बन रहा है, तो घबराने की जरूरत नहीं है। नीचे दिए गए Points Check करें।
Computer चालू था या नहीं
Backup के समय Computer बंद था, तो Backup नहीं बनेगा।
Drive Connected थी या नहीं
अगर Backup Pen Drive या External Hard Disk में Save होना है, तो वह Computer में Connected होनी चाहिए।
Backup Folder मौजूद है या नहीं
कई बार Backup Folder का नाम बदल दिया जाता है या Folder Delete हो जाता है। ऐसे में Backup Fail हो सकता है।
Storage Full तो नहीं है
जिस Drive में Backup Save हो रहा है, उसमें Space होना चाहिए।
Company Data सही जगह पर है या नहीं
अगर Tally Data Folder को Move कर दिया गया है, तो Schedule काम नहीं कर सकता।
Password की जरूरत तो नहीं
अगर Company में Tally Vault Password लगा है, तो Password से संबंधित समस्या आने पर Backup रुक सकता है।
Local Backup और Online Backup में अंतर
Local Backup
Local Backup आपके Computer, Pen Drive या External Hard Disk में Save होता है।
इसका फायदा यह है कि Internet की जरूरत नहीं होती।
लेकिन अगर Computer और Backup दोनों एक ही Hard Disk में हैं, तो Hard Disk खराब होने पर दोनों Data खराब हो सकते हैं।
Online Backup
Online Backup में Data Internet के माध्यम से Cloud या Tally Drive पर Save होता है।
इसका फायदा यह है कि Computer खराब होने पर भी Backup सुरक्षित रह सकता है।
लेकिन Online Backup के लिए Internet Connection जरूरी होता है।
Tally Backup रखते समय इन बातों का ध्यान रखें
Tally का Backup सुरक्षित रखने के लिए कुछ छोटी लेकिन जरूरी बातें हैं।
रोज काम होता है तो Daily Backup रखें
अगर आपकी Company में रोज Entries होती हैं, तो रोज Backup बनना चाहिए।
Backup अलग Drive में रखें
Original Data और Backup को एक ही जगह रखना सही नहीं है।
सप्ताह में एक बार Backup Check करें
सिर्फ Schedule लगाकर भूल न जाएं। कभी-कभी Backup Status जरूर Check करें।
दो Backup Copy रखें
एक Copy External Hard Disk में और दूसरी Online या किसी दूसरी Drive में रख सकते हैं।
Folder का साफ नाम रखें
उदाहरण:
Tally Daily Backup
Shop Tally Backup
Tally Backup 2026
इससे Backup ढूंढने में आसानी होती है।
Manual Backup और Scheduled Backup में क्या अंतर है?
Manual Backup में आपको हर बार खुद Backup लेना पड़ता है।
Scheduled Backup में आप एक बार Time और Location Set कर देते हैं, उसके बाद Backup अपने आप बनता रहता है।
Manual Backup गलत नहीं है, लेकिन कई लोग काम की जल्दी में Backup लेना भूल जाते हैं। इसलिए रोज काम करने वाले Users के लिए Scheduled Backup ज्यादा उपयोगी है।
एक आसान Example
मान लीजिए आपकी दुकान सुबह 10 बजे खुलती है और रात 8 बजे बंद होती है।
पूरे दिन Tally Prime में Sales और Purchase की Entries की जाती हैं।
आप Backup की Setting इस प्रकार कर सकते हैं:
Frequency: Daily
Time: रात 8:15 बजे
Location: E Drive
Folder: Daily Tally Backup
अब Computer 8:15 बजे तक चालू रहेगा, तो रोज का Backup अपने आप बन जाएगा।
जरूरी सलाह
Scheduled Backup बहुत अच्छा फीचर है, लेकिन पूरी तरह उसी पर निर्भर नहीं रहना चाहिए।
जब भी आप:
Tally Prime Update करें
Windows Format करें
Computer बदलें
Financial Year Close करें
Data में बड़ा बदलाव करें
तो उससे पहले एक Manual Backup भी जरूर लें।
निष्कर्ष
Tally Prime का Scheduled Backup फीचर उन सभी लोगों के लिए बहुत उपयोगी है, जो रोज Tally में Accounting, Billing, GST या Inventory का काम करते हैं।
इस फीचर की मदद से Backup अपने आप बनता रहता है और Data खोने का खतरा कम हो जाता है।
बस एक बार Backup की Location, Frequency और Time Set करना होता है।
सबसे जरूरी बात यह है कि Backup को हमेशा दूसरी Drive, External Hard Disk या Online Storage में रखें और समय-समय पर Check करते रहें कि Backup सही बन रहा है या नहीं।
याद रखें, कुछ मिनट में लिया गया Backup आपको कई दिनों की दोबारा मेहनत से बचा सकता है।