Microsoft Excel Data Tab Option | Data tab Notes in Hindi

     माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डाटा टैब 

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) एक शक्तिशाली टूल है जो हमें डेटा को व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने में मदद करता है। इसमें "डाटा" टैब (Data Tab) बहुत उपयोगी है। चलिए, डाटा टैब के हर टूल को एक - एक करके समझते हैं-

Data Tab के Groups 

Excel के Data Tab में कई Groups होते हैं, जो अलग-अलग Tasks को Organize करने और Manage करने में मदद करते हैं। हम यहाँ हर Group और उनके Features को यहाँ विस्तार से समझेंगे 

1.Get & Transform Data

2. Queries & Connections

3. Sort & Filter

4. Data Tools

5. Forecast

6. Outline

1.Get & Transform Data

यहाँ हम डाटा टैब के पहले ग्रुप Get & Transform को समझते है Excel का यह Feature आपको अलग-अलग External Sources से डेटा Import करने, Clean करने और Organize करने की सुविधा देता है। इसे अक्सर Power Query के रूप में भी जाना जाता है। यह Feature आपके डेटा को एक Usable Format में Transform करने के लिए बहुत उपयोगी है।

Get Data (गेट डाटा )

इस Option का उपयोग External Sources से डेटा लाने के लिए किया जाता है।आप किसी दूसरी Excel फ़ाइल से डेटा Import कर सकते हैं।

Data Tab → Get Data → From File → From Workbook → फ़ाइल चुनें।

अब यह डेटा आपकी Current sheet में Add हो जाएगा।

From CSV or Text File ( CSV या टेक्स्ट फाइल )

जब आपके पास कोई CSV (Comma-Separated Values) या Text File हो, तो Excel में इसे import करके टेबल में बदल सकते हैं। यह Feature आपको Manual Entry से बचाता है 

उदहारण अगर आपकी CSV file कुछ इस प्रकार है:

Name, Age, City

Rahul, 25, Mumbai

Priya, 30, Delhi

Data Tab → Get Data → From File → From Text/CSV → फ़ाइल का path select करें।

Preview screen पर column separators (comma, tab, etc.) check करें।

Load पर click करें।

तो आप इस तरह From CSV or Text File ऑप्शन की मदद से उसे टेबल में बदल सकते है 

From Web (फ्रॉम वेब )

"From Web" Excel का एक ऐसा Feature है, जो आपको सीधे Internet से Data लाने की सुविधा देता है। इसकी मदद से आप Web Pages पर मौजूद Data, जैसे Stock Prices, Weather को अपनी Excel sheet में ले सकते हैं। 

Data Tab → Get Data → From Other Sources → From Web।

Webpage का URL डालें, और डेटा import करें 

 From Table/Table Range

यह ऑप्शन Excel में पहले से बनी हुई टेबल के डेटा को Power Query में लाने की सुविधा देता है। इसे आप डेटा का विश्लेषण करने, साफ करने या बदलने के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं।

उदहारण यदि आपके पास एक Excel शीट में बिक्री(Sales) का डेटा है और आप केवल "2023 की बिक्री" का विश्लेषण करना चाहते हैं, तो आप इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

पहले उस टेबल या डेटा रेंज को सेलेक्ट करें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।

Data Tab में जाएं और Get & Transform Data सेक्शन में From Table/Table Range पर क्लिक करें।

आपका डेटा Power Query Editor में खुलेगा, जहाँ आप उसे बदल सकते हैं (जैसे फिल्टर लगाना, कॉलम हटाना, या जोड़ना)। प्रोसेसिंग के बाद, डेटा को Excel शीट में लोड कर सकते हैं

Recent Sources (हालिया स्रोत)

Excel में आपने जिन डेटा स्रोतों (जैसे CSV, SQL Server, Web आदि) का हाल ही में उपयोग किया है, उनकी लिस्ट दिखाता है। यह आपको बार-बार डेटा स्रोत खोजने की जरूरत से बचाता है।

जब आप Excel में किसी भी डेटा स्रोत (जैसे CSV फाइल, डाटाबेस, या वेब लिंक) से डेटा आयात करते हैं,    तो Excel इसे Recent Sources में सेव कर लेता है।

अगर आपको उसी डेटा स्रोत से फिर से डेटा लाना हो, तो आप इसे Recent Sources से चुन सकते हैं।

Existing Connections (मौजूदा कनेक्शन)

Excel फाइल में पहले से बनाए गए डेटा कनेक्शन्स (जैसे डाटाबेस, Pivot Table कनेक्शन) को दिखाता है। इन कनेक्शन्स का उपयोग करके आप उसी डेटा को फिर से एक्सेस कर सकते हैं।

अगर आपने Excel में पहले से कोई डाटाबेस कनेक्शन बनाया है (जैसे SQL Server, Access Database या अन्य Excel फाइल से लिंक), तो यह लिस्ट में दिखाई देगा।

उम्मीद है आपको Excel के Data टैब का पहला ग्रुप Get & Transform Data समझ आया होगा अब हम इसके दुसरे ग्रुप को समझते है 

2.Queries & Connections (क्वेरीज़ और कनेक्शन्स)

Queries & Connections:

यह विकल्प आपको Excel में डेटा को जोड़ने और उसे अपडेट करने की अनुमति देता है। जैसे हम किसी चीज़ को बाहर से लाकर इस्तेमाल करते हैं, वैसे ही आप बाहरी जगह से (जैसे किसी वेबसाइट, डेटाबेस या दूसरी जगह से) डेटा लाकर Excel में काम कर सकते हैं। यहां पर आप उन सारे कनेक्शन्स और डेटा को देख सकते हैं जो आपने Excel में जोड़े हैं।

उदहारण आपने Excel में किसी वेबसाइट से डेटा लिया है। अब "Queries & Connections" पर जाकर आप देख सकते हैं कि वह डेटा कहां से आया है और क्या उस डेटा में कुछ नया जोड़ा गया है।

Refresh All (सभी को अपडेट करें)

जब भी आपके डेटा में कोई बदलाव हो, तो इस विकल्प से आप पूरे डेटा को ताज़ा कर सकते हैं। मतलब, जो नया डेटा आया है, वह आपके Excel में दिखेगा।

उदाहरण मान लीजिए आपने किसी वेबसाइट से डेटा लिया है और वहां कुछ नया जोड़ा गया है। तो आप "Refresh All" पर क्लिक करके उसे अपनी Excel शीट में देख सकते हैं।

Properties (गुण)

इस विकल्प से आप डेटा कनेक्शन की कुछ सेटिंग्स को बदल सकते हैं। जैसे आप यह तय कर सकते हैं कि डेटा को कब-कब अपडेट करना है।

उदाहरण अगर आप चाहते हैं कि डेटा हर घंटे अपने आप अपडेट हो जाए, तो आप यहां इसकी सेटिंग बदल सकते हैं।

उम्मीद है आपको Excel के Data टैब का दूसरा ग्रुप Queries & Connections समझ आया होगा अब हम
इसके तीसरे  ग्रुप को समझते है 

3. Sort & Filter (सॉर्ट & फ़िल्टर )

यह ग्रुप Excel में डेटा को व्यवस्थित (organize) और छांटने (filter) के लिए उपयोगी टूल्स प्रदान करता है। आइए इसे सरल तरीके से समझते हैं

Sort (सॉर्ट)

क्या है: इस ऑप्शन का उपयोग डेटा को किसी विशेष क्रम (ascending या descending) में व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है।

 उदाहरण  अगर आपके पास विद्यार्थियों की लिस्ट है और आप इसे उनके नाम के अनुसार A-Z या Z-A में व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आप 'Sort' का उपयोग कर सकते हैं। इसी तरह, आप नंबरों या तारीखों को भी सॉर्ट कर सकते हैं।

Filter (फिल्टर)

फ़िल्टर ऑप्शन का उपयोग डेटा में से कुछ विशिष्ट मान (values) को छानने (filter) के लिए किया जाता है।

 उदाहरण  आपके पास एक बड़ी लिस्ट है जिसमें सभी विषयों के अंक दर्ज हैं, लेकिन आपको केवल गणित के अंकों की सूची चाहिए। तो आप 'Filter' ऑप्शन का उपयोग करके केवल गणित के अंकों को देख सकते हैं।

Clear (क्लियर)

Clear ऑप्शन का उपयोग फिल्टर किए गए डेटा को हटाने के लिए किया जाता है।

उदहारण अगर आपने डेटा को फिल्टर किया है और अब आपको वह फिल्टर हटाना है, तो 'Clear' ऑप्शन का उपयोग करें। इससे सभी फिल्टर हटकर मूल डेटा वापस दिखाई देगा।

Reapply 

जब आपने एक बार डेटा में फिल्टर लगाया हो, तो अगर किसी कारणवश फिल्टर हट जाए या किसी और बदलाव के कारण फिल्टर का असर खत्म हो जाए, तो आप Reapply ऑप्शन का उपयोग करके फिल्टर को फिर से लागू कर सकते हैं।

उदाहरण  मान लीजिए आपके पास एक बड़ी लिस्ट है जिसमें विद्यार्थियों के नाम और अंकों की जानकारी है। आपने "Grade" कॉलम पर फिल्टर लगाया है ताकि सिर्फ "A" ग्रेड वाले विद्यार्थी दिखें। अगर आपने कुछ नए डेटा जोड़ा तो पुराने फिल्टर से वह डेटा बाहर हो सकता है। Reapply का उपयोग करने से फिल्टर फिर से लागू हो जाएगा और नया डेटा भी फिल्टर में दिखाई देगा

Advanced (एडवांस्ड)

Advanced ऑप्शन का इस्तेमाल आप तब कर सकते है जब  आपको सामान्य फिल्टर से ज्यादा कस्टम फिल्टर की आवश्यकता हो  जिसका उपयोग विशेष परिस्थितियों में किया जाता है, जैसे कि कई कॉलम्स में एक साथ फिल्टर लगाना।

उदाहरण अगर आप दो या दो से अधिक कॉलम्स में विशेष मानों के आधार पर डेटा को फिल्टर करना चाहते हैं, तो 'Advanced' ऑप्शन का उपयोग किया जा सकता है।

उम्मीद है आपको Excel के Data टैब का तीसरे ग्रुप Sort & Filter समझ आया होगा अब हम इसके चौथे ग्रुप Data Tools को समझते है 

4.Data Tools

Data Tools Excel के Data Tab में स्थित एक समूह है जिसमें कुछ शक्तिशाली उपकरण होते हैं, जो डेटा को साफ (clean), व्यवस्थित (organize), और सही (correct) बनाने के लिए उपयोग किए जाते हैं। इन टूल्स का इस्तेमाल डेटा को सुधारने, विभाजित करने, और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है।

Text to Columns

 एक ऐसा फीचर है जो MS Excel में मौजूद डेटा को एक ही कॉलम से अलग-अलग कॉलम में विभाजित (Split) करने में मदद करता है। इसे उन परिस्थितियों में उपयोग किया जाता है जब एक सेल में एक से अधिक प्रकार की जानकारी हो और आपको उन्हें अलग-अलग कॉलम में बांटना हो।

उदहारण मान लीजिए, एक कॉलम में नाम और सरनेम साथ में 

लिखा है, जैसे "Amit Sharma"। आप नाम और सरनेम को अलग-अलग कॉलम में बांटना चाहते हैं। तब आप Text to Columns की मदद से नाम को अलग अलग कॉलम में लिख सकते है 

Data Tools में Text to Columns पर क्लिक करें।

Delimited चुनें और Next पर जाएं।

स्पेस, कॉमा या जिस चीज से डेटा अलग हो, उसे चुनें

Finish पर क्लिक करें।

आपका डेटा अलग-अलग कॉलम में बंट जाएगा।

Remove Duplicates

 Excel का एक टूल है जिसका उपयोग एक ही डेटा रेंज या कॉलम में से समान (डुप्लिकेट) मानों को हटाने के लिए किया जाता है। यह फीचर तब काम आता है जब किसी डेटा सेट में एक जैसे वैल्यूज़ या एंट्रीज़ कई बार रिपीट होती हैं, और हमें उन डुप्लिकेट्स को हटाकर केवल यूनिक वैल्यूज़ की जरूरत होती है।

उदाहरण अगर आपके पास एक लिस्ट है जिसमें कुछ नाम या नंबर रिपीट हो रहे हैं, जैसे राम,सिता,राम,मोहन,सिता

तो Remove Duplicates का उपयोग करके आप सिर्फ़ एक बार "राम" और "सिता" रख सकते हैं, और बाकी के डुप्लिकेट्स को हटा सकते हैं।

Flash Fill

 Excel का एक बहुत ही उपयोगी टूल है जो स्वचालित (automatic) रूप से डेटा को पहचानता है और उसे सही प्रारूप में भर देता है। इसका उपयोग तब होता है जब आपको एक पैटर्न को डेटा में बार-बार लागू करना होता है।

उदाहरण मान लीजिए आपके पास एक कॉलम है जिसमें नाम (First Name और Last Name) दोनों एक साथ हैं:

राम शर्मा

मोहन शर्मा

रेखा यादव

अब, आपको केवल पहला नाम और आखिरी नाम अलग-अलग कॉलम में चाहिए। आप पहले सेल में "राम" लिखेंगे और फिर अगले सेल में "शर्मा" लिखेंगे। इसके बाद, Excel का Flash Fill टूल इनपुट पैटर्न को पहचानकर बाकी के नामों को अपने आप अलग कर देगा।

Data Validation

Excel का एक टूल है जिसका उपयोग आप डेटा को सही तरीके से एंटर करने के लिए करते हैं। इसका मतलब है कि आप सेट कर सकते हैं कि आपकी सेल में सिर्फ वही डेटा आए जो आप चाहते हैं, जैसे केवल संख्याएँ, तारीखें, या कोई खास शब्द एक तरह से आप अपने डेटा में रोक लगा सकते है 

Whole number: सिर्फ पूरे नंबर (जैसे 1, 2, 3) ही एंटर हो सकेंगे।

Decimal: दशमलव वाले नंबर (जैसे 1.5, 2.25) भी स्वीकार होंगे।

List: आप एक लिस्ट बना सकते हैं जिसमें से चयन करना होगा (जैसे "Yes" या "No")।

Date: केवल तारीखें ही स्वीकार की जाएंगी।

Time: केवल समय (Time) स्वीकार होगा।

उदाहरण मान लीजिए आप चाहते हैं कि एक सेल में सिर्फ 1 से 10 तक के नंबर ही डाले जा सकें, तो आप Whole number को चुन सकते हैं और 1 से 10 तक की रेंज सेट कर सकते हैं। अब, अगर कोई 11 या उससे बड़ा नंबर डालने की कोशिश करेगा, तो Excel आपको एरर दिखा देगा

Consolidate (कंसोलिडेट)

Consolidate टूल का उपयोग तब होता है जब आपके पास अलग-अलग वर्कशीट्स या वर्कबुक्स में डेटा होता है और आप उसे एक जगह पर जोड़ना चाहते हैं। यह बहुत उपयोगी है जब एक ही प्रकार का डेटा कई स्थानों पर हो और आप उसे एक साथ दिखाना चाहते हैं।

उदहारण मान लीजिए आपके पास अलग-अलग वर्कशीट्स हैं, जैसे Jan Data, Feb Data, और March Data में, और आप इन सबका Total Sales निकालना चाहते हैं। आप Consolidate का उपयोग कर सकते हैं, जिससे आपको इन तीनों वर्कशीट्स का डेटा एक साथ दिखेगा और आप Sum के ऑप्शन का इस्तेमाल करके टोटल निकाल सकते हैं

Data Model 

एक एडवांस्ड फीचर है जो Excel में डेटा को अलग-अलग टेबल्स और शीट्स से जोड़ने के लिए उपयोग किया जाता है। इसे विशेष रूप से Power Pivot में इस्तेमाल किया जाता है, जो आपको बड़े और जटिल डेटा सेट्स को जोड़ने और विश्लेषण करने में मदद करता है।

उदहारण मान लीजिए आपके पास दो टेबल्स हैं

Sales Table जिसमें बिक्री डेटा है (Product ID, Sales Amount, Date)

Products Table जिसमें उत्पादों के बारे में जानकारी है (Product ID, Product Name, Category )

आप Data Model का उपयोग करके इन दोनों टेबल्स के बीच एक relationship बना सकते हैं। इससे आप दोनों टेबल्स से डेटा खींच सकते हैं और उन पर रिपोर्ट बना सकते हैं

उम्मीद है आपको Excel के Data टैब का चौथे ग्रुप Sort & Filter समझ आया होगा अब हम इसके पांचवे ग्रुप Forecast को समझते है 

5. Forecast

Excel में Forecast ग्रुप का उपयोग भविष्य में होने वाले डेटा को अनुमानित करने और प्रेडिक्शन करने के लिए किया जाता है। यह ग्रुप Excel में डेटा की ट्रेंड्स को समझने और भविष्य में होने वाली घटनाओं का अनुमान लगाने में मदद करता है।

Forecast Sheet

Forecast Sheet Excel में एक बहुत ही उपयोगी टूल है, जो आपको भविष्य के डेटा का अनुमान (forecast) लगाने में मदद करता है। आप इसे टाइम-सीरीज़ डेटा के लिए उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि बिक्री, स्टॉक प्राइस, या किसी अन्य मापी गई गतिविधि का भविष्य में क्या होने वाला है, इसका अनुमान।

उदहारण मान लीजिए, आपके पास पिछले 6 महीने की monthly sales डेटा है। आप Forecast Sheet का उपयोग करके अगले 3 महीनों के लिए अनुमानित sales डेटा निकाल सकते हैं।

What-If Analysis

 Excel में एक अन्य उपयोगी टूल है जो आपको यह देखने में मदद करता है कि डेटा में किसी विशेष बदलाव का परिणाम क्या हो सकता है।

 उदाहरण के लिए, अगर आपके पास कोई प्रोजेक्ट है और आप जानना चाहते हैं कि अगर आप कुछ खास बदलाव करते हैं तो इसका प्रभाव क्या होगा, तो आप What-If Analysis का उपयोग कर सकते हैं।

इसके अंतर्गत 3 प्रमुख टूल्स होते हैं

Scenario Manager

Goal Seek

Data Table

उम्मीद है आपको Excel के Data टैब का पांचवा ग्रुप Forecast समझ आया होगा अब हम इसके छ्टे  Outline ग्रुप को समझते है 

6. Outline Group 

Excel में Outline Group का उपयोग डेटा को व्यवस्थित और आसानी से पढ़ने योग्य बनाने के लिए किया जाता है। यह डेटा को छिपाने और दिखाने का विकल्प देता है, ताकि आप बड़े डेटा को आसानी से संभाल सकें। इसे आमतौर पर डेटा को समूह (Group) में बांटने और संक्षेप (Summarize) करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है। इसमें आपको तीन ऑप्शन मिलेंगे आइये तीनो को समझते है 

Group (समूह बनाना)

Group का अर्थ होता है समूह अर्थात मान लीजिये आपके पास एक डेटा है जिसमे कुछ डेटा आपके काम का नही है तो आप उस डेटा का एक Group (समहू ) बनाकर उसे छुपा सकते है जिससे आप अपने जरुरत के डेटा को आसानी से देख सकते है इसके लिए आप अपने डेटा को सेलेक्ट करे अब Data टैब के Outline ग्रुप में जाकर Group के ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो आपकेसेलेक्ट किया हुआ डेटा एक ग्रुप बन जायेंगा इसका उपयोग डेटा की पंक्तियों (Rows) या स्तंभों (Columns) को एक साथ जोड़ने के लिए किया जाता है। इससे आप बड़े डेटा को छोटे-छोटे भागों में व्यवस्थित कर सकते हैं और केवल जरूरत का डेटा दिखा सकते हैं। ग्रुप बनाकर आप उन्हें छुपा भी सकते है जिससे आप अपने जरुरत के डेटा को आसानी से देख सकते  है 

Ungroup (समूह हटाना) 

Ungroup का अर्थ होता है ग्रुप(समूह) से हटा देना अर्थात आपने जिस डेटा का ग्रुप बनाया है और आप उसे ग्रुप से हटाना चाहते है तो आप Ungroup ऑप्शन पर क्लिक करके उसे ग्रुप से हटा सकते है 

Subtotal (उप-योग जोड़ना) 

Subtotal (उप-योग जोड़ना) एक ऐसा फीचर है Excel में, जो आपको अलग-अलग ग्रुप्स का डेटा जोड़ने, औसत निकालने, या अन्य कैलकुलेशन करने में मदद करता है। इसे manually करने की बजाय, यह फीचर काम को तेज और आसान बना देता है।

 उदाहरण आपके पास सेल्स का एक बड़ा डेटा है और आप जानना चाहते हैं कि अलग-अलग शहरों में कुल सेल्स कितनी हुई है। Subtotal का इस्तेमाल करके आप हर शहर के लिए उप-योग या औसत एक ही क्लिक में निकाल सकते हैं।